Privacybeleid

01Inleiding

Zorg op Koers vindt jouw privacy belangrijk. We verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, beperkt tot wat nodig is, en in lijn met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de aanvullende eisen die gelden in de zorg, zoals NEN 7510.

In dit beleid leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, op welke grondslag, hoe lang we ze bewaren en met wie we ze eventueel delen. Heb je vragen of wil je een recht uitoefenen? Zie het contactblok onderaan.

02Wie wij zijn

Zorg op Koers B.V. ontwikkelt en levert software voor de thuiszorg. Ons platform ondersteunt planning, registratie, declaratie en aansturing in de dagelijkse operatie. We zijn statutair gevestigd in Amsterdam.

Naam

Zorg op Koers B.V.

Adres

Zeilstraat 46H, 1075 SJ Amsterdam

E-mail

info@zorgopkoers.nl

KvK-nummer

42067649

03Onze rol: verantwoordelijke en verwerker

Onder de AVG hebben we twee verschillende rollen, afhankelijk van het soort gegevens dat we verwerken.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Voor gegevens die we zelf verzamelen, ben jij in contact met ons als verwerkingsverantwoordelijke. Denk aan bezoekers van zorgopkoers.nl, contactpersonen bij zorgorganisaties die een demo aanvragen, leveranciers en sollicitanten. Voor deze verwerkingen bepalen wij zelf het doel en de middelen.

2. Verwerker namens onze klanten

Zorgorganisaties die ons platform gebruiken, verwerken via het platform persoonsgegevens van hun medewerkers en cliënten. Voor deze gegevens zijn wij verwerker en is de zorgorganisatie verwerkingsverantwoordelijke. We verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van de klant en op basis van een schriftelijke verwerkersovereenkomst.

04Welke gegevens we verwerken

Bezoekers van onze website

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, bezochte pagina's en tijdstippen. We gebruiken deze gegevens geaggregeerd om de site te verbeteren en misbruik te voorkomen.
• Bezoekstatistieken: geaggregeerde, cookieloze statistieken over paginabezoek. Zie paragraaf 10.

Contactformulier en demo-aanvragen

• Identificatiegegevens: voornaam, achternaam.
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer (indien ingevuld).
• Organisatiegegevens: naam van de organisatie, functie.
• Inhoud bericht: de tekst die je in het vraag-veld invult.
• Bron-informatie: waar je vandaan kwam (bijv. UTM-parameters), zodat we onze campagnes kunnen meten.

Klanten en relaties

• Contactgegevens contactpersonen: naam, functie, e-mail, telefoonnummer.
• Contractgegevens: overeenkomsten, facturatiegegevens, gebruiksgegevens van het platform.
• Communicatie: verslagen van gesprekken, e-mailcorrespondentie, supporttickets.

Gegevens in het platform (verwerkersrol)

Wanneer een zorgorganisatie ons platform gebruikt, verwerken we onder andere:

• Medewerkergegevens: naam, contactgegevens, functie, bevoegdheden, beschikbaarheid, gewerkte uren, reisinformatie.
• Cliëntgegevens: naam, adres, contactgegevens, hulpvraag, indicatie en de daarbij behorende planning- en registratiegegevens.
• Bijzondere persoonsgegevens: gegevens over gezondheid, voor zover noodzakelijk voor planning en uitvoering van zorg. Deze worden uitsluitend verwerkt onder de instructie en grondslag van de zorgorganisatie.

De precieze categorieën, doeleinden en bewaartermijnen voor platform-gegevens worden vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met de zorgorganisatie.

05Doeleinden en grondslagen

We verwerken persoonsgegevens alleen voor concrete doeleinden en op basis van een grondslag uit artikel 6 AVG.

• Contact en demo-aanvragen — om jouw vraag te beantwoorden en een demo in te plannen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang.
• Klantbeheer en facturatie — om onze diensten te leveren, te factureren en te ondersteunen. Grondslag: uitvoering van overeenkomst.
• Verbetering van platform en website — om problemen op te lossen en de ervaring te verbeteren. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Beveiliging — om misbruik, fraude en datalekken te voorkomen of te beperken. Grondslag: gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting.
• Marketing en nieuwsbrieven — alleen na expliciete opt-in. Grondslag: toestemming.
• Wettelijke verplichtingen — administratie, belastingen, NEN 7510-eisen. Grondslag: wettelijke verplichting.
• Platform-gegevens van klanten — uitsluitend in opdracht van de zorgorganisatie. Grondslag: verwerkersovereenkomst, op basis van de grondslag van de zorgorganisatie zelf.

06Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, of voor zover een wettelijke bewaartermijn dat verplicht.

• Demo-aanvragen die niet tot een klantrelatie leiden: maximaal 24 maanden na het laatste contact.
• Formulierinzendingen bij onze formulierdienst: naast de e-mail die wij ontvangen, bewaart Formspree de inzending in een archief. We ruimen dat archief periodiek op en verwijderen inzendingen daar uiterlijk 24 maanden na het laatste contact.
• Klantgegevens en contractadministratie: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 7 jaar daarna, in lijn met de fiscale bewaarplicht.
• E-mailcorrespondentie en supporttickets: tot 36 maanden na afsluiting.
• Logbestanden en beveiligingslogs: tot 12 maanden, tenzij een incident een langere bewaartermijn vereist.
• Platform-gegevens (verwerkersrol): conform de afspraken in de verwerkersovereenkomst met de zorgorganisatie. Bij beëindiging worden gegevens teruggegeven of vernietigd, behalve waar de wet langere bewaring eist.

07Met wie we gegevens delen

We delen geen persoonsgegevens met derden, behalve in de volgende gevallen.

• Sub-verwerkers die voor ons werken (bijvoorbeeld hostingpartij, e-mailprovider, support-tooling). Met elke sub-verwerker sluiten we een verwerkersovereenkomst met dezelfde beschermingsniveaus.
• Onze klant in het geval van platform-gegevens: de zorgorganisatie blijft te allen tijde toegang houden tot haar eigen gegevens.
• Wettelijk verplichte ontvangers, zoals toezichthouders, fiscale autoriteiten of gerechtelijke instanties, wanneer wij hier wettelijk toe verplicht zijn.
• Adviseurs (accountant, jurist) onder een geheimhoudingsverplichting.

Een actuele lijst van onze sub-verwerkers verstrekken we op aanvraag aan onze klanten. We verkopen geen persoonsgegevens, en we gebruiken klantgegevens niet voor marketingdoeleinden van derden.

Verwerkers voor deze website

Voor de website zelf schakelen we de volgende partijen in:

• Formspree Inc. (Verenigde Staten): verwerkt de gegevens die je invult in het contact- en demoformulier, zodat wij die per e-mail ontvangen. Met Formspree is een verwerkersovereenkomst gesloten. De gegevens worden alleen gebruikt om jouw aanvraag bij ons af te leveren, niet voor eigen doeleinden van Formspree.
• Plausible Analytics: levert cookieloze bezoekstatistieken, verwerkt binnen de EU. Zie paragraaf 10.
• Onze hostingpartij: host de website binnen de EU.

08Doorgifte buiten de EU

We slaan persoonsgegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Onze primaire hosting vindt plaats binnen de EU.

Mocht doorgifte naar een land buiten de EER in een specifiek geval toch nodig zijn, dan gebeurt dat alleen onder de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en aanvullende technische maatregelen waar nodig.

Eén doorgifte is er structureel: de formulieren op deze website lopen via Formspree Inc., gevestigd in de Verenigde Staten. Deze doorgifte vindt plaats op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, in combinatie met het EU-US Data Privacy Framework. Het gaat uitsluitend om de gegevens die je zelf in een formulier invult, en die worden alleen gebruikt om jouw bericht bij ons af te leveren. Wil je liever geen formulier gebruiken, mail ons dan direct op info@zorgopkoers.nl.

09Beveiliging

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik. Voorbeelden hiervan:

• Versleuteling van gegevensverkeer (TLS) en versleuteling bij opslag.
• Toegangsbeheer op basis van rollen en het minste-rechten-beginsel.
• Multi-factor authenticatie voor medewerkers met toegang tot systemen.
• Centrale logging en monitoring van toegang en wijzigingen.
• Procedures voor incidentbeheer en datalekafhandeling, met meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen waar de wet dat vereist.
• Periodieke beoordelingen, code reviews en pentests.

10Cookies en website-analyse

Onze website plaatst geen tracking-cookies en gebruikt geen advertentienetwerken. Daarom leggen we je ook geen cookiebanner voor.

• Functionele opslag: beperkt tot wat nodig is om de site te laten werken. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Bezoekstatistieken: we gebruiken Plausible Analytics, een privacyvriendelijke dienst die geen cookies plaatst en geen persoonsgegevens vastlegt. Individuele bezoekers worden niet gevolgd en er is geen profiel aan jou te koppelen. De verwerking vindt plaats binnen de EU.

Omdat we voor statistieken geen persoonsgegevens verzamelen, hoef je hiervoor niets in te stellen. Wil je toch geen enkele meting, dan kun je in je browser een tracking-blocker gebruiken.

11Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je een aantal rechten. Je kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@zorgopkoers.nl. We reageren binnen één maand.

• Inzage — je mag opvragen welke persoonsgegevens we van jou verwerken.
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering — gegevens laten verwijderen, voor zover wij geen wettelijke plicht of zwaarwegend belang hebben om ze te bewaren.
• Beperking — de verwerking tijdelijk beperken.
• Dataportabiliteit — een kopie van jouw gegevens ontvangen in een gangbaar bestandsformaat.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Intrekken van toestemming — als de verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je deze op elk moment intrekken.

Ben je het niet eens met hoe wij met jouw gegevens omgaan? Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening, wet- en regelgeving of beveiligingsmaatregelen. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan.

Substantiële wijzigingen kondigen we vooraf aan, bijvoorbeeld via e-mail aan onze klanten of een melding op de website.

13Contact

Vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van jouw gegevens? Neem gerust contact op.

E-mail

info@zorgopkoers.nl

Post

Zorg op Koers B.V., Zeilstraat 46H, 1075 SJ Amsterdam