Een praktijkvoorbeeld van thuiszorgsoftware in dagelijks gebruik. Beep for Help koppelt mensen in de Randstad aan huishoudelijke hulp en begeleiding: schoonmaken, strijken, boodschappen, doe-het-zelf-klusjes en eenvoudig tuinonderhoud. Al 4+ jaar bouwen we het platform samen met hun klantenservice. Wat begon als een planningslast die de groei afremde, is nu de motor onder een opschalend bedrijf.
Bij Beep for Help is de klantenservice ook de planning-afdeling. Zij vangen de hulpvragen op, beoordelen wat er nodig is, en koppelen er een superhelper aan vast. Elke dag opnieuw. Naarmate het aantal hulpvragen groeide, slokte dat plannen een steeds groter deel van de werkdag op.
Dat betekende: minder tijd voor het echte klantenservicewerk, en steeds meer puzzelwerk om alles passend te krijgen. De ambitie was helder: doorgroeien van de Randstad naar heel Nederland. Maar de planning vergde zoveel tijd dat groei onhaalbaar werd. Automatiseren was de enige optie.
We hebben gekozen voor de eerste optie: een modern, efficiënt planproces met ondersteuning van AI, toegesneden op de operatie van Beep for Help.
Beep for Help levert dagelijks hulp aan huis door heel de Randstad. Het platform van Zorg op Koers koppelt elke hulpvraag aan de juiste superhelper.
Beep for Help is niet zomaar een klant: ze zijn co-developer. Onderstaande functies zijn ontstaan op de werkvloer, niet aan een whiteboard.
De eerste versie van de AI-autoplanner draaide live bij Beep for Help. Elke onhandige keuze van het model werd door de klantenservice gemeld, en in de volgende iteratie verbeterd. Reistijd, voorkeuren van hulpvragers, vaardigheden en regio: alle wegingsfactoren komen uit de praktijk, niet uit een demo-omgeving.
De app voor superhelpers is samen met de mensen uit het veld vormgegeven. Eentap-registratie, locatie meteen in beeld, contact met de klantenservice zonder gedoe. Iedere functie is getoetst door iemand die er dagelijks mee werkt.
Toen Beep for Help ons vertelde hoeveel tijd werd besteed aan belrondes bij ziekmeldingen en laatste-minuut-wijzigingen, hebben we de herplan-flow opnieuw opgezet: één klik en het systeem stelt een verschuiving voor. Wat eerst een uur kostte gebeurt nu in seconden, met behoud van continuïteit voor de hulpvrager.
Beep for Help wilde niet meer met losse tools werken voor planning, registratie en afronding. We hebben die stappen verbonden in één flow, getest op hun echte caseload van honderden hulpvragen per week, niet op demo-data. De architectuur is van meet af aan ontworpen op schaal: van honderden naar duizenden hulpvragen per week, zonder aanpassingen aan de flow.
Het hele platform draait inmiddels onder de Beep for Help-operatie. Vier modules, één geheel: getest en verfijnd op de echte hulpvragen van de Randstad, en gebouwd op groei naar landelijke schaal.
Genereert dagelijks de planning voor honderden hulpvragen in de Randstad.
De klantenservice doet de planning hier: één werkplek voor de hele operatie.
Alle actieve superhelpers gebruiken de app onderweg en bij de hulpvrager thuis.
Hulpvragers en naasten regelen afspraken en wijzigingen zelf, zonder bellen.
"Vroeger liep ik binnen met het gevoel: wat gaat er vandaag mis? Nu open ik het scherm en zie direct wat er speelt. Meldt iemand zich ziek, dan is de herplanning binnen seconden klaar. Eindelijk begin ik de dag met overzicht."
"De app is gewoon prettig op straat. Ik tik in dat ik onderweg ben, locatie staat er, na afloop één klik om af te ronden. Geen formulieren achteraf."
"We groeien zonder dat de klantenservice bezwijkt onder de planning. Dat is precies wat we nodig hadden om door te kunnen."