Algemene voorwaarden

01Definities

In deze voorwaarden worden de volgende begrippen met een hoofdletter gebruikt.

Zorg op Koers

Zorg op Koers B.V., statutair gevestigd te Amsterdam, leverancier van het Platform.

Klant

De zorgorganisatie of andere rechtspersoon die met Zorg op Koers een Overeenkomst sluit.

Platform

De softwareoplossing van Zorg op Koers voor planning, registratie, declaratie en aansturing in de thuiszorg, inclusief alle bijbehorende modules, integraties en updates.

Overeenkomst

De schriftelijke overeenkomst tussen Zorg op Koers en de Klant op basis waarvan het Platform en de daarbij behorende diensten worden geleverd.

Diensten

Het beschikbaar stellen van het Platform plus alle aanvullende diensten zoals implementatie, integratie, maatwerk, opleiding en support.

Gebruiker

Een natuurlijke persoon die namens de Klant toegang heeft tot het Platform, zoals een bestuurder, manager, planner of zorgprofessional.

Verwerkersovereenkomst

De afzonderlijke overeenkomst waarin de verwerking van persoonsgegevens door Zorg op Koers in opdracht van de Klant is geregeld.

02Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en diensten waarbij Zorg op Koers partij is. Algemene (inkoop)voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als ze schriftelijk en uitdrukkelijk door Zorg op Koers zijn aanvaard. Een afwijking geldt alleen voor de specifieke overeenkomst waarvoor deze is overeengekomen.

Als enige bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen de nietige of vernietigde bepaling vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk de oorspronkelijke strekking benadert.

03Aanbieding en overeenkomst

Alle aanbiedingen en offertes van Zorg op Koers zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders aangegeven. Een Overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant het aanbod aanvaardt en Zorg op Koers dit schriftelijk bevestigt, of feitelijk uitvoering geeft aan de Overeenkomst.

Mondelinge toezeggingen of afspraken binden Zorg op Koers pas nadat deze schriftelijk zijn bevestigd. Wijzigingen op of aanvullingen bij een Overeenkomst gelden alleen wanneer beide partijen deze schriftelijk zijn overeengekomen.

04Levering en toegang

Zorg op Koers stelt het Platform via internet beschikbaar (Software as a Service). De Klant heeft hiervoor een werkende internetverbinding, een gangbare webbrowser en geschikte apparatuur nodig.

Implementatie, configuratie en eventuele datamigraties worden uitgevoerd conform de afspraken in de Overeenkomst. Tenzij anders overeengekomen, stelt de Klant tijdig de benodigde gegevens, toegang en medewerking beschikbaar zodat Zorg op Koers haar werkzaamheden kan uitvoeren.

Door Zorg op Koers genoemde leveringstermijnen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Overschrijding van een indicatieve termijn geeft de Klant geen recht op ontbinding of schadevergoeding.

05Gebruiksrecht en accounts

Zorg op Koers verleent de Klant gedurende de looptijd van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het Platform, uitsluitend voor het overeengekomen aantal Gebruikers en voor het doel waarvoor het Platform is bedoeld.

De Klant mag het Platform niet:

• aan derden in gebruik geven, verhuren, wederverkopen of sublicentiëren;
• kopiëren, decompileren, reverse-engineeren of bewerken, behalve voor zover dwingend recht dit toestaat;
• gebruiken op een manier die de werking, beschikbaarheid of beveiliging van het Platform in gevaar brengt;
• gebruiken in strijd met deze voorwaarden, de Overeenkomst of toepasselijke wet- en regelgeving.

De Klant is verantwoordelijk voor het beheer van Gebruikersaccounts, de toekenning van bevoegdheden en de geheimhouding van inloggegevens. De Klant meldt vermoedens van misbruik onverwijld bij Zorg op Koers.

06Verplichtingen van de klant

De Klant zorgt ervoor dat:

• het Platform alleen wordt gebruikt voor de uitvoering van eigen bedrijfsactiviteiten in de thuiszorg of een aanverwant zorgdomein;
• Gebruikers het Platform gebruiken in overeenstemming met deze voorwaarden, de Overeenkomst en redelijke gebruiksinstructies van Zorg op Koers;
• de gegevens die de Klant in het Platform invoert juist, volledig en actueel zijn;
• de Klant beschikt over alle benodigde grondslagen, toestemmingen en bevoegdheden voor de verwerking van persoonsgegevens via het Platform;
• incidenten, datalekken of vermoedens van beveiligingsincidenten onverwijld worden gemeld bij Zorg op Koers.

07Prijzen en betaling

De vergoedingen voor het Platform en de Diensten zijn vastgelegd in de Overeenkomst. Tenzij anders aangegeven zijn alle prijzen exclusief btw en eventuele heffingen.

Facturen worden periodiek verzonden op basis van het overeengekomen factureringsritme. De betalingstermijn is 30 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim en mag Zorg op Koers wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.

Zorg op Koers mag haar tarieven jaarlijks aanpassen. De Klant wordt hierover ten minste twee maanden voor inwerkingtreding geïnformeerd. Indexering op basis van de CBS-prijsindex valt niet onder deze aankondigingsplicht.

Bij aanhoudende wanbetaling, na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn voor herstel, mag Zorg op Koers de toegang tot het Platform opschorten. De betalingsverplichting blijft tijdens de opschorting bestaan.

08Beschikbaarheid en onderhoud

Zorg op Koers spant zich in om het Platform met een hoge beschikbaarheid aan te bieden. Concrete beschikbaarheidsafspraken (Service Level Agreement) worden in de Overeenkomst of een afzonderlijke SLA vastgelegd.

Zorg op Koers mag onderhoud uitvoeren aan het Platform. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd en vindt zoveel mogelijk buiten kantooruren plaats. Bij urgent onderhoud, zoals het dichten van een beveiligingslek, kan onderhoud zonder voorafgaande aankondiging plaatsvinden.

Zorg op Koers behoudt zich het recht voor om het Platform aan te passen, uit te breiden of te vernieuwen. Dergelijke wijzigingen mogen de kernfunctionaliteit niet in betekenende mate verslechteren.

09Verwerking van persoonsgegevens

Voor zover Zorg op Koers in opdracht van de Klant persoonsgegevens verwerkt via het Platform, treedt Zorg op Koers op als verwerker en de Klant als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Partijen sluiten hiervoor een afzonderlijke Verwerkersovereenkomst.

De Klant garandeert dat zij beschikt over een geldige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens via het Platform en dat zij voldoet aan alle eisen die de AVG en aanvullende zorgspecifieke regelgeving aan haar als verwerkingsverantwoordelijke stelt.

Op de eigen verwerking van persoonsgegevens door Zorg op Koers, zoals contactgegevens van Klanten en demo-aanvragen, is het privacybeleid van toepassing.

10Beveiliging en compliance

Zorg op Koers neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang. De informatiebeveiliging is ingericht conform NEN 7510:2024, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg. Certificering wordt verwacht eind 2026.

De Klant is zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van haar eigen omgeving, waaronder gebruikersbeheer, sterke wachtwoorden, multi-factor authenticatie waar beschikbaar, en het beschermen van apparatuur die toegang heeft tot het Platform.

11Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de documentatie en alle door Zorg op Koers ontwikkelde materialen berusten bij Zorg op Koers of haar licentiegevers, waaronder Stichting Optimale Verbinding. De Klant verkrijgt uitsluitend het gebruiksrecht dat in deze voorwaarden en de Overeenkomst is omschreven.

De Klant behoudt alle rechten op de gegevens die zij in het Platform invoert (klantdata). Zorg op Koers krijgt het recht om deze gegevens te verwerken voor zover noodzakelijk voor de levering van de Diensten, binnen de kaders van de Verwerkersovereenkomst.

Zorg op Koers mag geanonimiseerde, niet tot een persoon of organisatie herleidbare gegevens gebruiken voor de verbetering en doorontwikkeling van het Platform.

12Geheimhouding

Partijen houden alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen geheim, en gebruiken deze informatie uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst. Deze verplichting geldt zowel tijdens als na de looptijd van de Overeenkomst.

Partijen leggen deze geheimhoudingsverplichting op aan medewerkers en ingeschakelde derden, voor zover zij toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie.

13Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Zorg op Koers voor directe schade die voortvloeit uit of verband houdt met een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis op grond van de Overeenkomst aan Zorg op Koers heeft betaald, met een maximum van € 100.000 per gebeurtenis of reeks van samenhangende gebeurtenissen.

Zorg op Koers is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, verlies van data of reputatieschade, behalve in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van Zorg op Koers.

De Klant vrijwaart Zorg op Koers voor aanspraken van derden, waaronder Gebruikers, cliënten of zorgverleners, voor schade die het gevolg is van het gebruik van het Platform door of namens de Klant, tenzij deze schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Zorg op Koers.

De Klant meldt schade zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee maanden na het ontstaan, schriftelijk bij Zorg op Koers. Een aanspraak vervalt indien de melding niet tijdig is gedaan.

14Overmacht

Geen van partijen is gehouden tot het nakomen van een verplichting, behalve betalingsverplichtingen, als zij daartoe is verhinderd door overmacht. Onder overmacht wordt mede verstaan: storingen in telecommunicatie- of internetverbindingen, uitval van energievoorziening, cyberaanvallen ondanks redelijke beveiligingsmaatregelen, overheidsmaatregelen, pandemieën, oorlog of staking.

Duurt de overmachtssituatie langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de Overeenkomst schriftelijk ontbinden, zonder dat een verplichting tot schadevergoeding ontstaat.

15Duur en beëindiging

De Overeenkomst wordt aangegaan voor de in de Overeenkomst genoemde looptijd. Zonder afwijkende afspraak wordt de Overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd met een periode van twaalf maanden, tenzij een partij de Overeenkomst uiterlijk drie maanden vóór het einde van de lopende periode schriftelijk opzegt.

Elke partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk ontbinden indien:

• de andere partij toerekenbaar tekortschiet en deze tekortkoming, na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn, niet binnen die termijn herstelt;
• de andere partij in staat van faillissement wordt verklaard, surséance van betaling aanvraagt of haar onderneming staakt;
• sprake is van een ernstige inbreuk op de beveiliging of vertrouwelijkheid die voortzetting van de Overeenkomst redelijkerwijs onmogelijk maakt.

Na beëindiging van de Overeenkomst stelt Zorg op Koers de Klant gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid haar data uit het Platform te halen, conform de Verwerkersovereenkomst. Daarna verwijdert Zorg op Koers de data, tenzij wettelijke bewaarplichten langer bewaren vereisen.

16Wijzigingen

Zorg op Koers mag deze voorwaarden van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld bij gewijzigde wet- en regelgeving of bij wijzigingen in haar dienstverlening. De gewijzigde voorwaarden worden ten minste één maand voor inwerkingtreding aan de Klant kenbaar gemaakt.

Bij een wijziging die de positie van de Klant wezenlijk verslechtert, heeft de Klant het recht de Overeenkomst per de datum van inwerkingtreding van de wijziging schriftelijk op te zeggen.

17Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en op alle Overeenkomsten tussen Zorg op Koers en de Klant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitdrukkelijk uitgesloten.

Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze voorwaarden of een Overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam, tenzij dwingend recht een andere bevoegde rechter aanwijst. Partijen proberen geschillen eerst in onderling overleg op te lossen.