Hoe werkt het declareren in de thuiszorg?

Achter elke geleverde zorg zit een vaste route. Van het moment dat een cliënt recht krijgt op zorg, tot het moment dat de geleverde uren betaald worden. Die route heet het declaratieproces. Hieronder leggen we uit hoe dat werkt, in gewone taal.

Vier soorten zorg, vier betalende partijen

In Nederland wordt thuiszorg vanuit verschillende wetten betaald. Welke wet van toepassing is, hangt af van de zorgvraag van de cliënt. Dat bepaalt ook wie de rekening betaalt.

• Maatschappelijke ondersteuning (zoals huishoudelijke hulp of begeleiding) valt onder de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). De gemeente betaalt.
• Jeugdhulp valt onder de Jeugdwet. Ook hier betaalt de gemeente.
• Langdurige zorg voor mensen die blijvend intensieve zorg nodig hebben, valt onder de Wet langdurige zorg (Wlz). Het zorgkantoor betaalt.
• Wijkverpleging valt onder de Zorgverzekeringswet (Zvw). De zorgverzekeraar van de cliënt betaalt.

Veel thuiszorgorganisaties leveren zorg vanuit meerdere wetten tegelijk. Voor elke wet gelden eigen afspraken over hoe de declaratie eruit moet zien.

Een gemeenschappelijke taal: de iStandaarden

Om de zorgadministratie soepel te laten verlopen, is er een landelijke afspraak over hoe gegevens worden uitgewisseld. Die afspraken heten de iStandaarden. De "i" staat voor informatie. Ze worden beheerd door Zorginstituut Nederland en zorgen ervoor dat zorgaanbieders, gemeenten, zorgkantoren en de Sociale Verzekeringsbank dezelfde taal spreken.

Er zijn vijf iStandaarden:

• iWmo voor de Wet maatschappelijke ondersteuning
• iJw voor de Jeugdwet
• iWlz voor de Wet langdurige zorg
• iPgb voor het persoonsgebonden budget
• iEb voor aanvullende gegevensuitwisseling, zoals de eigen bijdrage

Voor de wijkverpleging vanuit de Zorgverzekeringswet gelden vergelijkbare landelijke afspraken, beheerd door Vektis.

Het veilige knooppunt: VECOZO

Een declaratie bevat gevoelige gegevens over de cliënt. Die mogen niet zomaar via gewone e-mail verstuurd worden. Daarom loopt het berichtenverkeer via VECOZO, een beveiligd digitaal knooppunt voor de zorg.

VECOZO werkt als een betrouwbaar doorgeefluik. Een zorgaanbieder levert de declaratie aan bij VECOZO, en VECOZO zorgt ervoor dat die veilig en aan de juiste partij wordt bezorgd. Bij gemeenten gebeurt dat samen met het Gemeentelijk Gegevensknooppunt. Onderweg controleert VECOZO al of een bericht compleet en juist is opgebouwd, voordat het wordt doorgestuurd.

De route van zorg naar betaling

Het declaratieproces verloopt stap voor stap. We nemen als voorbeeld een cliënt die ondersteuning krijgt vanuit de gemeente.

1. Toewijzing. De gemeente bepaalt dat een cliënt recht heeft op zorg en wijst die toe aan de zorgaanbieder. De zorgaanbieder ontvangt hiervan een bericht.
2. Start van de zorg. Zodra de zorg begint, meldt de zorgaanbieder dit. Zo weten beide partijen vanaf welke datum er zorg wordt geleverd.
3. Zorg leveren en vastleggen. De medewerkers leveren de zorg. Werktijd, reistijd en pauzes worden geregistreerd. Deze registratie vormt de basis voor de latere declaratie.
4. Einde of afronding. Stopt de zorg, of wordt een periode afgerond, dan wordt ook dat gemeld.
5. Declaratie indienen. De zorgaanbieder stuurt de declaratie via VECOZO naar de betalende partij. De declaratie moet kloppen met wat eerder is toegewezen: het juiste product, het juiste aantal en de juiste periode.
6. Controle. De gemeente, het zorgkantoor of de zorgverzekeraar controleert de declaratie. Klopt alles, dan wordt die goedgekeurd.
7. Antwoord terug. De betalende partij stuurt een retourbericht. Daarin staat welke regels zijn goedgekeurd en welke eventueel zijn afgekeurd, met de reden. Afgekeurde regels kan de zorgaanbieder corrigeren en opnieuw indienen.
8. Betaling. Voor de goedgekeurde zorg volgt de betaling aan de zorgaanbieder.

Voor wijkverpleging en langdurige zorg verloopt het in grote lijnen hetzelfde. De zorgaanbieder dient de declaratie in via VECOZO, de zorgverzekeraar of het zorgkantoor controleert, en betaalt de goedgekeurde zorg.

Waarom dit belangrijk is

Een goede declaratie begint bij een goede registratie. Klopt de planning, en is de geleverde zorg zorgvuldig vastgelegd, dan verloopt de declaratie soepel en wordt zorg sneller betaald. Fouten in deze keten kosten tijd, leiden tot afgekeurde declaraties en zorgen voor extra administratie.

Daarom hangt alles met elkaar samen: een betrouwbare planning, een nauwkeurige registratie en een correcte declaratie. Wie deze drie op orde heeft, houdt meer tijd over voor waar het echt om gaat — de zorg voor de cliënt.