Strategisch partnerschap: maak duidelijke afspraken (en doe dat op het juiste moment)

KLM wil niet langer tenderen, maar langdurige samenwerkingen aangaan met zijn strategische leveranciers.”

Dit is de eerste zin uit een artikel dat ik laatst las. Waarom is tenderen voor KLM niet de meest geschikte manier om met een strategisch partnerschap te starten? Omdat er dan meteen een klant-leverancier verhouding ontstaat volgens KLM en de band tussen beide partijen dus niet hecht genoeg wordt in hun ogen. Dit staat in schrille tegenstelling tot de overheidsorganisatie die een strategisch partnerschap wil aangaan met meerdere partijen in het maatschappelijke veld. Als eerste stap wordt hier wel een tender uitgeschreven waarin een aantal drempelcriteria duidelijk benoemd worden. Alleen al door het benoemen van en vasthouden aan de criteria wordt de vertrouwensbasis erg smal. We gaan strategisch samenwerken maar dan wel op mijn manier. Wil jij volgen? Dat voelt toch niet echt als een strategisch partnerschap.

Gelijk zijn, ook op papier

Over het belang om je gelijk aan elkaar te voelen bij het aangaan van een strategisch partnerschap heb ik onlangs de blog “Je grote broer” geschreven. Nu wil ik het  belang aantonen van een goede vastlegging van de afspraken die je maakt tijdens het traject van samengaan. Afspraken duidelijk vastleggen is essentieel. Je spreekt immers voor een langere periode commitment naar elkaar uit en dan moeten de kaders ook helder zijn. Doe dit echter wel op de juiste manier op het juiste moment. Als er in een te vroeg stadium door zowel aanbieder als klant wordt gesproken over contracten en voorwaarden kan dit verlammend werken.

3 juiste momenten

In elk traject om te komen tot een strategisch partnerschap zijn er zeker 3 momenten waarop je een aantal zaken formeel kunt regelen. Allereerst bij het uitspreken van de intentie tot samenwerking. Het opstellen van een intentieverklaring is een goede eerste oefening om na te gaan welke motieven partijen hebben om een onderzoek naar samenwerking te starten en op welke wijze zij hier hun eigen rol zien. Bij het opstellen van een intentieverklaring verdient het aanbeveling om hier ruimte te laten voor beide partijen door doelstellingen niet te nauw te beschrijven. Meestal blijkt al bij het opstellen van de verklaring of er inderdaad sprake is van gelijkwaardigheid of dat een van de partijen hier toch anders in staat.

Tijdens het onderzoek naar de mogelijkheden voor samenwerking zal er aan de hand van tussentijdse rapportages besluitvorming plaatsvinden. Het vastleggen van deze besluiten dient op een voor beide partijen transparante wijze te worden vastgelegd. Logisch toch. Tenminste dat zou je denken. Toch vindt dit niet altijd op een accurate manier plaats met als gevolg dat er op het moment dat er een contract dient te worden opgesteld er een hernieuwde discussie plaatsvindt om onderwerpen waarover al besluitvorming heeft plaatsgevonden. Soms ook in het kader van het bewust heropenen van onderhandelingen. Zorg dus voor een goede verslaglegging en accordering van de besluiten tijdens het traject.

Het laatste moment is natuurlijk het opstellen van het contract. Het moment waar geruime tijd naar toe is gewerkt en waar partijen halsreikend naar uitkijken. En ook het moment waarop juristen nadrukkelijk aanwezig zijn en in sommige gevallen twijfel zaaien waar zekerheid bestond. In een contract wordt vastgelegd wat je gezamenlijk hebt afgesproken. Het is daarom aan te raden om in een zo vroeg mogelijk stadium een jurist bij de plannen te betrekken zodat hij of zij begrijpt hoe de afspraken tot stand zijn gekomen en wat de achterliggende gedachte is. Dan wordt er zonder problemen de juiste afspraken vastgelegd en is het opstellen van het contract een mooi moment om tevreden terug te kijken en je te verheugen op wat de toekomst gaat brengen.

Jan Verdonk

ZorgopKoers

Share this: