Hoe gaat het?

Een klein vraagje, een wereld van verschil, ook voor een toezichthouder of een bestuurder. De waarde van informele informatie wordt nog onderschat of de weg ernaartoe ligt nog te gevoelig. Neem initiatief om dit pad verder te verkennen. Het loont de moeite.

Ervaring

Bij een ingrijpend programma van een grote organisatie liep de Waalse partner van het externe bureau op de ochtend van een spannende vergadering altijd over de vloer. De goed voorbereide stukken had hij dan al gelezen (lees: gescand). Om te weten hoe het er echt voor stond liep hij altijd met een glimlach rond en vroeg bij de kernspelers dat kleine vraagje: “Hoe gaat het?”. Ik merkte dat ik hem dan altijd in goed vertrouwen deelgenoot maakte van de essentie van wat er in de stukken stond, en wat van belang was maar er (nog) niet in stond. “Aha” of “ahum” waren zijn bijna standaard antwoorden. Soms aangevuld met een andere kleine vraag als “en nu?”. Hij verstond de kunst om met veel empathie een rondje langs de velden te maken en naar eer en geweten die informatie op zijn waarde te schatten. Daarmee kon hij in de vergadering nog beter bepalen waar hij dieper op in wilde gaan, en wat hij eenvoudig kon laten passeren. Een kunde van een kunstenaar. Ik heb zijn voorbeeld in vele situaties gevolgd, met veel plezier. De stukken zelf worden dan alsmaar minder van belang, terwijl de leefwereld achter “hoe gaat het” steeds meer betekenis krijgt.

Goed Bestuur/Toezicht

Bij evaluaties van Raden van Toezicht komt altijd aan de orde in welke mate een toezichthouder alleen kan afgaan op de informatie van de bestuurder. In toezichtland wordt gesteld dat ook eigen waarnemingen noodzakelijk zijn. De stelling dat de toezichthouders niet goed waren geïnformeerd door de bestuurder snijdt bij stevige debacles geen hout meer. ‘Wat heb je zelf gedaan om informatie op te halen uit de organisatie?’ Tegelijkertijd lijkt het alsof een toezichthouder op eieren moet lopen als hij zelf de organisatie inloopt en de vraag stelt: “hoe gaat het?”. Natuurlijk moet een toezichthouder zich realiseren dat hij daar niet alleen als persoon rondloopt maar ook gezien wordt als toezichthouder. En dat hij zich niet moet laten verleiden tot uitspraken of zelfs besluiten namens de bestuurder. Maar hoe gewoner iedereen het vindt dat een toezichthouder zo maar door het huis loopt, hoe gewoner het wordt. Op voorwaarde natuurlijk dat je de verkregen informatie op een vertrouwde manier gebruikt in de rol die je als toezichthouder hebt, in het samenspel met je collega’s en de bestuurder. Datzelfde geldt voor een bestuurder in het samenspel met zijn managementteam. Vertrouwen in goede intenties is daarin een basisvoorwaarde die gevoed kan worden door positieve ervaringen, en afgebroken door ongewenst gebruik.

Informele informatie

Toezichthouders zijn nog wel eens geneigd zich vooral te buigen over de formeel aangereikte informatie, de stukken voor de vergadering. Zeker bij gebrek aan andere informatie. ‘In hoeverre haalt u informele informatie op over hoe het (écht) gaat, en wat doet u er dan mee?’ Dezer dagen kwam ik in dit kader de afstudeerscriptie tegen van Anne Marie Smal uit 2011 in het kader van haar opleiding aan de Nyenrode School of Accountancy & Controlling: Zijn toezichthouders wel ’in control’?. Hoe informele informatie het verschil kan maken (zie afstudeerscriptie A.M. Smal).

Ze geeft daarin aan dat het zeker de moeite waard is om als toezichthouder de formele informatie te verbeteren. Korter en doeltreffender als het gaat om het nemen van besluiten gerelateerd aan strategische doelen, met duiding van onderzochte alternatieven en de risico’s. Ook is het relevant om te weten hoe de informatie tot stand is gekomen. In een oriënterend stadium kan een bestuurder ook nieuwe initiatieven aftastend met toezichthouders bespreken om gezamenlijk meer gevoel en zicht te krijgen op mogelijkheden en randvoorwaarden.

Maar de kern van haar betoog gaat over de grote toegevoegde waarde van informele informatie. Het begrip informeel duidt op informatie die niet via een vaste communicatiestructuur en buiten aanwezigheid van de bestuurder wordt verkregen. Ze onderkent 5 typen informele informatie:

  1. interne informele bronnen: bijvoorbeeld medewerkers of commissies zonder aanwezigheid van het bestuur;
  2. externe informele bronnen: publiekelijk beschikbare informatie (media, open bronnen) en eigen netwerken;
  3. de raad van toezicht zelf als informatiebron: ‘tacit knowledge’, individuele verworven deskundigheid en ervaring;
  4. non-verbale individuele waarnemingen: lichaamstaal en;
  5. vertrouwen gebaseerd op vaardigheden: vertrouwen op iemands deskundigheid en staat van dienst (reputatie).

Deze informele informatie lijkt meer subjectief van aard dan de formele informatie, maar cijfers en redeneringen kunnen ook ingekleurd worden. Bovendien kan informele informatie een verdiepingsslag krijgen als toezichthouders deze met elkaar bespreken. Niet als zaligmakend, maar als aanvullende bron op de formele informatie.

Drie kernvragen

De kern van de toezichthoudende rol is sterk te vangen in drie vragen: 1) waar was je, 2) wat zag je en 3) wat deed je?  Daar passen tegenwoordig ook expliciet eigen informele waarnemingen bij. Als toezichthouders die met elkaar en in samenspel met de formele informatie van de bestuurder gebruiken nemen ze betere besluiten en hebben ze beter zicht op de maatschappelijke waarde van de organisatie. Als je dat met je juiste intenties doet, zal het vertrouwen verder toenemen dat deze combinatie meerwaarde heeft. Neem initiatief om dit pad verder te verkennen; het loont de moeite.

Ger Haan

ZorgopKoers

Share this: