Openheid over vertrouwen aan de bestuurstafel?

Vertrouwen van invloed op samenwerking

 Afgelopen maand was ik bij een boeiende NVTZ-bijeenkomst waar Mark van Oijen inging op de menselijke interacties in toezicht. De discussies nadien hebben nog nageborreld bij me. Te meer daar ik zelf heb ervaren hoe groot het verschil kan zijn tussen een samenwerking in goed vertrouwen (waarbij alles bespreekbaar is om professioneel beter te worden) en een wereld die uitstraalt of ook hardop zegt: “vertrouwen is mooi, maar controle is beter”. Het maakt een wereld van verschil; het voelt en werkt echt heel anders. Dat merk je pas als je het verschil hebt ervaren.

Pregnante conclusies uit het empirisch onderzoek van Mark zijn onder andere:

  • 2 variabelen zijn sterk bepalend voor de samenwerking van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur: de mate van vertrouwen en de afstand die de RvT wil houden tot de verantwoordelijkheden van de RvB.
  • met die 2 variabelen zijn 4 kwadranten te duiden. Bij het kwadrant (ogenschijnlijk) groot vertrouwen en grote afstand past een cultuur van “laten informeren”. De RvB geeft informatie en veelal stellen leden van de RvT vervolgens individueel hierover vragen die door de RvB worden beantwoord. Herkenbaar?
  • in een crisissituatie kan het kwadrant van vertrouwen en grote afstand opvallend snel verlaten worden door de RvT: de afstand wordt al snel kleiner en het gevoel van vertrouwen kan (mede hierdoor) een deuk oplopen. Met alle gevolgen vandien voor de manier van samenwerken.
  • gesprekken in het kader van besturing gaan sterk over inhoud en een beetje over het proces. Er is nauwelijks een cultuur om het ook over emoties te hebben.

 Vertrouwen voelbaar? En echt besproken?

 Interessant vraagpunt is in hoeverre het vertrouwen op voorhand ook echt aanwezig is, in de volle breedte of op belangrijke onderdelen. En in hoeverre eventuele twijfel- en verbeterpunten ook in dialoogvorm onderwerp van gesprek (mogen) zijn. Uit het onderzoek van Mark en uit diverse vervolggesprekken over dit onderwerp blijken vele betrokkenen het gesprek over met name het onderlinge vertrouwen dermate ongemakkelijk te vinden dat het niet echt plaatsvindt als het niet persé noodzakelijk lijkt te zijn. Het onderwerp aansnijden kan in het gevoel al als een motie van wantrouwen worden ervaren, toch? Terwijl onbewust de mate van onderling vertrouwen een hele grote invloed blijkt te hebben op de manier van samenwerken in het besturingsmodel. Herkenbaar? Bovendien is een belangrijk kenmerk van een crisis dat die zich veelal plotseling voordoet, zeker in de beleving van direct betrokkenen. En dat is niet altijd het handigste moment om het te hebben over vertrouwen.

Welke eerste stappen?

Het lijkt dus rationeel meer voor de hand te liggen om het onderlinge vertrouwen wel gezamenlijk te bespreken en te onderzoeken hoe dat wederzijds verder te verbeteren. Dat mag dan inhoudelijk waar zijn, maar dan is er nog steeds een emotionele drempel om dat te doen. En over die emoties praten we nou juist niet zo gemakkelijk. Wat kan helpen aan de bestuurs-/toezichtstafel?

Wat enorm kan helpen is dat iemand de verantwoordelijkheid neemt en de vrijheid voelt om op een spannend moment emoties wel ter tafel te brengen, en dan liefst vanuit de eigen positie: “Ik ervaar nu …… Hoe zit dat bij jullie?”. Dat kan een opening zijn om op een rustiger moment expliciet stil te staan bij de dieperliggende emoties en de manier waarop die van fundamentele invloed zijn op de manier van samenwerken. Een ander geschikt moment kan natuurlijk zijn de jaarlijkse evaluatie.

Spannend en ontspanning

Best spannend om dit onderwerp echt aan te snijden, maar bij een moderne vorm van besturing kan je niet meer zonder deze “zachte factoren”. Een echte bespreking hierover kan zeker ook ontspanning opleveren in de samenwerking. Waardoor overlegmomenten ook gewoon veel zinvoller en leuker worden.  Dat geldt overigens niet alleen voor bestuurstafels, maar ook voor teamoverleggen in andere samenstellingen.

Tenslotte nog dit. Daar waar het praten over emoties en onderliggende groepsdynamiek nog niet gebruikelijk is, is het cruciaal dat iedereen zich veilig voelt. Een ervaren onafhankelijke procesbegeleider kan hiervoor een gepaste bedding bieden, op weg naar een nog betere samenwerking.

Ger Haan

ZorgopKoers

06-4662 4444

 

 

 

Share this: